سند حسابداری است که برای آن قسمتی از کالا که واقعا ارسال شده توسط فروشنده صادر می گردد و معادل قرارداد فروش است. حاوی اطلاعاتی در خصوص کالا یا کالاهای فروخته شده که فروشنده به نام خریدار صادر می کند.
فروشنده ( صادر کننده ) سیاهه تجاری را غالبا به نام خریدار صادر می کند، اما گاه ممکن است این سیاهه به نام نماینده بازرگانی خریدار یا وارد کننده نیز باشد. فروشندگان یا صادر کنندگان فرم های خاص خود برای صدور سیاهه تجاری در اختیار دارند، اما نکات مندرج در آنها تقریبا مشابه است. در بازرگانی بین المللی سیاهه تجاری عموما حاوی اطلاعات ذیل می باشد:
- نام و نشانی خریدار و فروشنده، تاریخ و شماره سفارش خریدار (پیش فاکتور)
- مشخصات کامل کالا
- در صورت امکان، قیمت واحد کالا و قیمت نهایی آن با توجه به شرایط حمل
- شرایط پرداخت قیمت کالا، مثلا پرداخت قیمت بر پایه اعتبار اسنادی یا برای دیداری 30 روزه در مقابل قبولی اسناد
- شماره ها و علایم دقیق بسته ها یا محموله ها
- وزن (خالص و ناخالص) بسته ها یا کمیت محموله ها
- نام کشتی چنانچه معلوم باشد
گاهی لازم است اطلاعات زیر نیز در سیاهه تجاری قید گردد که معمولا مورد استفاده مقامات گمرکی کشور وارد کننده قرار می گیرد:
- کشور مبدا کالا
- بنادر بارگیری و تخلیه یا محل تحویل کالا به حمل کننده
- در صورت امکان کرایه حمل و هزینه بیمه به تفکیک
علاوه بر اطلاعات فوق الذکر به هنگام صدور سیاهه تجاری باید نکات زیر نیز رعایت گردد :
- در ترتیبات پرداخت قیمت بر اساس اعتبار اسنادی، طبق مقررات متحدالشکل اعتبارات اسنادی، سیاهه تجاری باید به نام متقاضی اعتبار تنظیم شود و مشخصات کالا در سیاهه با مشخصات کالای مزبور در اعتبار اسنادی دقیقا انطباق داشته باشد. همچنین مبلغ مذکور در سیاهه نباید از رقم اعتبار گشایش یافته به نفع فروشنده تجاوز کند، که در این صورت بانک از قبول آن انتناع خواهد ورزید.
- قیمت اعلام شده در سیاهه تجاری باید با مبناهای مورد توافق در قرارداد فروش، انطباق داشته باشد. بنابراین قیمت کالا می تواند، بسته به مبنای مقرر در قرارداد، بر اساس تحویل کالا روی کشتی FOB، تحویل کالا در کنار کشتی FAS، تحویل کالا روی کشتی با پرداخت کرایه و بیمه CIF، یا سایر مبناهای متداول در قراردادهای فروش بین المللی، تعیین گردد.
- در برخی از سیاهه های تجاری (INVOICE) فروشنده سوگند می خورد یا گواهی می دهد که قیمت مندرج در سیاهه تجاری (فاکتور)، درست و صحیح می باشد.
- در بعضی مواقع به موجب مقررات کشور وارد کننده لازم است که سیاهه تجاری توسط اتاق بازرگانی کشور صادر کننده گواهی و امضا شود. علاوه بر آن از فروشنده تقاضا می شود که کنسولگری کشور وارد کننده نیز صحت امضا اتاق بازرگانی را گواهی کند. از نقطه نظر کاربرد سیاهه تجاری باید متذکر شد که در بازرگانی بین المللی علاوه بر اینکه سند مزبور الزاما باید جهت خریدار یا بانک او ارسال از نظر گمرک کشور وارد کننده نیز به هنگام ترخیص کالا از گمرک اهمیت دارد. چنانچه گمرک، سیاهه تجاری را معتبر بشناسد، حقوق و عوارض گمرکی را بر اساس اطلاعات مذکور در آن، از جمله قیمت کالا وصول می نماید.
اطلاعات کامل مندرج در یک سیاهه تجاری (Commercial Invoice) عبارت‌اند از:
- EXPORTE نام و نشانی صادر کننده
- CONSIGNEE نام و نشانی گیرنده
- INTERMEDIATE CONSIGNEE گیرنده واسطه، خریدار واسطه
- FORWARDING AGENT عامل حمل و نقل
- COMMERCIAL INVOICE NO شماره فاکتور تجاری
- CUSTOMER PURCHASE ORDER NO شماره سفارش خرید مشتری
- B/L, AWB NO شماره بارنامه
- COUNTRY OF ORIGIN کشور مبدأ
- DATE OF EXPORT تاریخ صدور
- TERMS OF PAYMENT شرایط پرداخت
- EXPORT REFERENCES مراجع صادرات
- AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION بندر بارگیری کالاها
- EXPORTING CARRIER/ROUTE مسیر صادرات، خط سیر
- PACKAGES بسته‌بندی
- QUANTITY مقدار
- NET WEIGHT وزن خالص GROSS WEIGHTوزن ناخالص
- DESCRIPTION OF MERCHANDISE شرح کالاها
- UNIT PRICE قیمت واحد TOTAL VALUE ارزش کل
- PACKAGE MARKS علامتهای بسته
- CHARGES پرداختی (بدهی)های متفرقه
- CERTIFICATIONS گواهی‌‌ها، اعلامیه‌ها
124
